Exclusão de conta e de dados

Como pedir a exclusão da sua conta CognCore e dos dados ligados a ela — o que apagamos, o que precisa ser mantido, por quanto tempo e por qual motivo.

Vigente desde 11 de setembro de 2026 · Versão 1.0

Resumo

Se você usa o aplicativo CognCore e quer encerrar sua conta, escreva para support@cogncore.com.br com o assunto “Exclusão de conta”. Antes de escrever, leia os quatro pontos abaixo — eles evitam a frustração mais comum neste pedido.

Apagamos sua conta de acesso e seu cadastro pessoal: credenciais, e-mail, CPF e os vínculos com a instituição.
Não apagamos as avaliações já registradas. Elas são documentação do programa de residência, pertencem à instituição que contratou a CognCore e têm prazo de guarda próprio. Um pedido sobre elas é encaminhado à instituição, que decide — e nós auxiliamos.
De todo o seu cadastro, sobrevivem apenas nome e papel (Preceptor, Residente, Supervisor, Administrador), e apenas para manter a autoria das avaliações. Uma avaliação sem avaliador identificável perde o valor documental que justifica a existência dela.
Respondemos em até 15 dias corridos, o prazo do art. 19, II, da LGPD.

Esta página existe porque a exclusão não é um botão dentro do aplicativo — e não é por omissão. Sua conta foi criada pela instituição a que você está vinculado, com dados que são documentação dela; um botão de autoexclusão apagaria, sem o conhecimento da instituição, o acesso de alguém em formação. Por isso o pedido passa por nós, com prazo e resposta por escrito.

1. Quem pode pedir

A CognCore é um produto contratado por instituições — hospitais, faculdades e programas de residência. Não existe cadastro público: todas as contas são criadas pela instituição para pessoas vinculadas a ela. Isso define quem pede o quê.

Você, titular da conta — preceptor, residente, supervisor, coordenador ou administrador —, sobre a sua própria conta e os seus dados cadastrais.
A instituição contratante, sobre as contas dos usuários dela e sobre os dados do processo avaliativo que ela controla.
Um representante legal ou procurador do titular, apresentando o documento que comprove a representação.
Quem já teve o acesso revogado também pode pedir. Perder o acesso não apaga o cadastro na hora — ele permanece por 12 meses, conforme a Política de Privacidade, e você pode pedir que seja eliminado antes disso.

Se o seu vínculo com a instituição ainda estiver ativo, avisamos a instituição antes de apagar a conta. A conta existe por decisão dela e apagá-la encerra o seu acesso ao programa — não é uma consequência que devamos produzir sem que a coordenação saiba. Isso não é um veto ao seu pedido: seus dados cadastrais são eliminados de qualquer forma, e você recebe a resposta por escrito.

2. Como pedir

Envie um e-mail para support@cogncore.com.br com o assunto “Exclusão de conta”. Se possível, escreva do próprio e-mail cadastrado na CognCore: isso já resolve boa parte da conferência de identidade e acelera o atendimento.

O que informar

Seu nome completo, como consta no seu cadastro.
O e-mail com o qual você acessa o aplicativo ou a plataforma.
A instituição e o programa de residência a que você está (ou esteve) vinculado.
O que você quer: encerrar a conta inteira, corrigir um dado específico ou pedir a eliminação de um dado específico — descreva qual.

Não envie no primeiro e-mail o seu CPF completo, foto de documento, dado de saúde ou qualquer informação de paciente. Nome, e-mail e instituição bastam para localizar o cadastro. Se ainda restar dúvida sobre a identidade, pedimos a confirmação mínima necessária — por exemplo, os últimos dígitos do CPF cadastrado ou a resposta a partir do e-mail da conta. Confirmar identidade antes de apagar é proteção sua: é o que impede um terceiro de encerrar a sua conta em seu nome.

3. Prazos

Confirmação de recebimento: até 5 dias úteis, com o número do seu pedido.
Resposta conclusiva: até 15 dias corridos do recebimento, dizendo o que foi apagado, o que foi mantido e por quê. O prazo é o do art. 19, II, da LGPD — adotamos o mesmo para qualquer pedido de titular, e não apenas para o pedido de acesso, para não manter dois relógios diferentes.
Execução da exclusão nos sistemas em produção: até 15 dias corridos contados da confirmação da sua identidade.
Se o pedido depender de decisão da instituição controladora (ver a seção 6), a resposta de 15 dias informa isso, com a data em que encaminhamos e o canal pelo qual acompanhamos.

Cópias de segurança do banco de dados são substituídas pelo ciclo de rotação do nosso provedor de infraestrutura. Enquanto uma cópia anterior ao seu pedido ainda existir, o dado permanece nela, bloqueado: não é consultado, não é usado para nenhuma finalidade e só seria restaurado em caso de desastre — situação em que a exclusão é reaplicada.

4. O que é apagado

Atendido o pedido, eliminamos:

A conta de acesso: e-mail de login, senha (que guardamos apenas como hash) e tokens de sessão. Depois disso não é mais possível entrar no aplicativo nem na plataforma com essa identidade.
O cadastro pessoal: CPF e endereço de e-mail.
Os vínculos: organização, papel, perfil, turma, período e matrícula. Isso antecipa a eliminação que, pela Política de Privacidade, aconteceria 12 meses após a revogação do acesso.
As mensagens de contato comercial que você tenha enviado pelo formulário deste site, se pedir junto.
A correspondência entre você e a telemetria de produto: os eventos não carregam nome, e-mail, texto de resposta nem coordenada — apenas um identificador interno. Apagada a conta, esse identificador deixa de corresponder a uma pessoa identificável, e os eventos remanescentes são eliminados no prazo normal de 24 meses.

O que você mesmo pode apagar agora, sem falar com ninguém

Sair da conta no aplicativo apaga o cache de leitura do aparelho (listas, formulários, histórico).
Desinstalar o aplicativo apaga todo o armazenamento local, inclusive rascunhos e avaliações ainda na fila de envio. Se houver algo na fila que você queira preservar, conecte-se à rede e aguarde a sincronização antes de desinstalar.
Revogar a permissão de localização nas configurações do sistema operacional interrompe o registro de geolocalização em novos envios, imediatamente.

5. O que é retido, por quê e por quanto tempo

Esta é a parte que preferíamos não ter de escrever — e é a mais importante. Alguns dados sobrevivem ao encerramento da conta, e os prazos abaixo são exatamente os publicados na seção 8 da Política de Privacidade.

Avaliações e todo o processo avaliativo (níveis atribuídos, respostas, comentários, feedback, ciência do residente e a geolocalização eventualmente registrada em cada envio): 10 anos contados do encerramento do programa de residência do avaliado. Motivo: são a documentação com que a instituição comprova o ensino por competências e com que preceptor e residente podem sustentar ou contestar uma decisão. O prazo acompanha a prescrição decenal do art. 205 do Código Civil. A controladora desses dados é a instituição.
Nome e papel de quem avaliou e de quem foi avaliado: pelo mesmo prazo das avaliações. Motivo: é o mínimo que mantém a autoria. Uma avaliação sem avaliador identificável deixa de ter valor probatório — para a instituição e também para você, que pode precisar demonstrar o que registrou. Nada mais do cadastro sobrevive: nem CPF, nem e-mail, nem credencial, nem vínculo.
Registros de auditoria e de acesso (quem criou e alterou cada registro, com horários; e os acessos de suporte feitos no contexto de um usuário, com IP e navegador): 5 anos. Motivo: prestação de contas de acessos à instituição, ao titular e à ANPD. O prazo é superior ao mínimo de 6 meses do art. 15 do Marco Civil da Internet.
Telemetria de produto pseudonimizada: 24 meses contados de cada evento, prazo que cobre a comparação entre duas turmas de residência. Sem nome, e-mail, texto de resposta ou coordenada.
O registro do seu próprio pedido de exclusão (o e-mail, as datas e o que foi feito): 5 anos, o mesmo prazo dos registros de auditoria. Motivo: é a prova de que atendemos você no prazo, e é o que a ANPD pode nos exigir se você reclamar do atendimento. Guardá-lo é o oposto de contrariar o pedido.

Encerrado o prazo aplicável, os dados são eliminados ou anonimizados, ressalvadas as hipóteses de guarda do art. 16 da LGPD. Se a instituição controladora instruir a eliminação antes do prazo — e for ela quem pode fazê-lo, nos dados de avaliação —, nós executamos.

6. Quando o pedido é sobre avaliações

No processo avaliativo a CognCore é operadora, não controladora. Quem define por que e como avaliar é a instituição contratante, e é dela a decisão sobre corrigir ou eliminar uma avaliação. Nós não apagamos avaliação por conta própria: fazer isso seria alterar a documentação de um terceiro sem a autorização dele.

O que fazemos, concretamente:

Encaminhamos o seu pedido ao responsável indicado pela instituição, em até 5 dias úteis, e informamos a você a data do encaminhamento.
Acompanhamos o atendimento e mantemos você informado do andamento e do resultado.
Fornecemos à instituição a informação técnica de que ela precisar para decidir — o que exatamente está registrado, quando e por quem.
Executamos a instrução dela: se determinar a correção ou a eliminação, aplicamos no sistema e confirmamos a você.
Se a instituição não responder, insistimos e informamos você. Você também pode acionar diretamente o encarregado de dados da sua instituição ou peticionar à ANPD, nos termos do art. 18, §1º, da LGPD.

Se você não souber se o seu caso é de conta ou de avaliação, não se preocupe: escreva mesmo assim. Classificar o pedido é trabalho nosso, e a resposta dirá qual parte resolvemos diretamente e qual seguiu para a instituição.

7. Contato e documentos relacionados

Canal único para pedidos de titular, inclusive exclusão de conta: support@cogncore.com.br. Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (DPO): Bernardo Couto. Correspondência: Rua Bolívia, 148 — Quintino, Apartamento 502, Sala 2 — Timbó/SC — CEP 89092-024.

COGNCORE SOFTWARE LTDA. — CNPJ 67.098.104/0001-51.